Reforma laboral (Ley 2466 de 2025): qué cambia para tu empresa y qué debe registrar tu sistema de asistencia

La Ley 2466 del 25 de junio de 2025 es la primera reforma laboral de fondo en más de veinte años. Para el área de nómina no es un cambio de porcentajes: es un cambio de granularidad. Antes bastaba saber que alguien trabajó el martes; ahora hay que saber si salió a las 6:45 p. m. o a las 7:15 p. m., porque esos treinta minutos cambian de valor. Este artículo resume lo que cambió, cuándo aplica cada cosa y qué tiene que registrar tu sistema de asistencia para que la liquidación salga bien a la primera.

Lo que cambió, con fechas

Hay más puntos en la ley (plataformas digitales, licencias, cuota de personas con discapacidad desde el segundo año), pero los seis de la tabla son los que tocan directamente la liquidación quincenal.

Por qué el registro de asistencia pasó a ser el centro

Los tres primeros cambios comparten algo: se liquidan con la hora exacta, no con el día. Un vigilante que antes salía a las 9 p. m. sin recargo hoy genera dos horas nocturnas al 35 %. Un operario que termina turno a las 7:30 p. m. genera media hora. Una cajera que trabaja el domingo genera el 90 % desde julio de 2026, pero si ese domingo es además festivo trasladado, el sistema tiene que saberlo por la fecha, no por lo que recuerde el supervisor.

Con la jornada de 42 horas pasa lo mismo: el divisor de la hora ordinaria baja a 210, la hora vale más, y cada minuto fuera de la jornada es hora extra a 25 % o 75 %. El tope legal sigue siendo 2 extras al día y 12 a la semana (con autorización del Ministerio); superarlo sin registro es exactamente lo que busca una inspección.

Y hay un detalle que muchas empresas olvidan: el artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo obliga al empleador a llevar un registro diario del trabajo suplementario de cada trabajador, con nombre, actividad, horas y valor pagado. La reforma no cambió ese artículo, pero sí multiplicó las razones para cumplirlo.

Lo que la empresa tiene que hacer (checklist)

1. Reconfigurar la jornada nocturna en el software de asistencia y en la nómina: 7:00 p. m. a 6:00 a. m. Si tu reloj biométrico exporta a un Excel que luego alguien "interpreta", ahí está el primer error.
2. Cargar el calendario de dominicales y festivos con el recargo vigente por fecha (80, 90 o 100 %). Los festivos trasladados (Ley Emiliani) deben estar en el calendario, no en la cabeza de nadie.
3. Bajar la jornada a 42 horas en los turnos y recalcular el divisor (210). Revisa los turnos de 8 horas × 6 días: ya no caben sin extras.
4. Auditar los contratos a término fijo que acumulen más de tres años con prórrogas: en el cuarto pasan a indefinido por ministerio de la ley.
5. Convertir a los aprendices en trabajadores con afiliación completa, prima, cesantías y vacaciones.
6. Incluir las comisiones habituales en la base de prestaciones y en el IBC de la PILA.
7. Actualizar el reglamento interno de trabajo con la nueva jornada y las reglas de autorización de horas extra.
8. Cruzar nómina electrónica, PILA y asistencia: el Ministerio y la UGPP ya comparan las tres fuentes. Si la asistencia dice 48 horas y la nómina paga 42, el hallazgo es automático.

Qué debe registrar tu sistema de asistencia

No todos los relojes biométricos ni todos los softwares sirven igual. Esto es lo mínimo que exigimos cuando configuramos uno para un cliente:

• Hora exacta de entrada y salida por persona, con el dispositivo y la sede, para calcular minuto a minuto el cruce de las 7 p. m. y de las 6 a. m.
• Turnos programados contra turnos reales: así se distingue una extra autorizada de una salida tardía, y se controla el tope de 12 horas semanales.
• Calendario legal con dominicales, festivos y festivos trasladados, y el porcentaje de recargo por fecha.
• Clasificación automática de cada tramo: ordinario, nocturno, extra diurna, extra nocturna, dominical diurno, dominical nocturno y sus combinaciones. Es lo que hace la calculadora de horas extra, pero para toda la planta y sin digitar.
• Exportación o API a la nómina (Siigo, Alegra, SAP B1, Novasoft, sistemas propios) con los conceptos ya liquidados, no con horas crudas que alguien vuelve a interpretar.
• Trazabilidad: quién cambió una marcación, cuándo y por qué. En una inspección, una marcación editada sin justificación vale menos que ninguna.
• Autorización de datos biométricos firmada por cada persona antes de registrar su huella o rostro (Ley 1581). Lo explicamos en este artículo.

Cuánto cuesta no hacerlo: un ejemplo

Una empresa con 60 operarios que terminan turno a las 8 p. m. de lunes a viernes. Con el salario mínimo 2026 ($1.750.905) y la jornada de 42 horas, la hora ordinaria vale $8.338 y el recargo nocturno $2.918 por hora. Una hora nocturna diaria por persona, 22 días al mes, son 1.320 horas × $2.918 = $3.851.760 al mes que antes de la reforma no existían. Si el sistema no las registra, la empresa las debe igual, con intereses y sanción cuando aparezca el reclamo. Si las registra pero nadie las concilia con la nómina, el problema es el mismo con más papeles.

Preguntas que nos hacen las áreas de nómina

¿El recargo nocturno aplica al salario integral?

No. El salario integral ya incluye recargos y trabajo suplementario. Aplica a todos los demás trabajadores con jornada ordinaria, incluidos los que ganan por encima del mínimo.

¿Los trabajadores de dirección y confianza generan recargo nocturno?

Están excluidos de la jornada máxima y no reciben horas extra ni recargo nocturno, pero sí el recargo por trabajar en domingo o festivo.

¿Puedo seguir con planillas en papel?

La ley no prohíbe el papel, pero el artículo 162 exige el registro diario del trabajo suplementario y la UGPP cruza datos electrónicos. Una planilla firmada no demuestra la hora exacta de salida; una marcación biométrica sí.

¿Cuándo empieza el 100 % dominical?

El 1 de julio de 2027. En 2026 aplica el 90 %. Tu sistema debe cambiar el porcentaje por fecha, no por versión de software.

Lo que hacemos en Nova Axis

Instalamos relojes biométricos ZKTeco (huella, rostro o palma), configuramos ZKBio CVSecurity o el software de tiempo y asistencia con las reglas de la reforma (7 p. m., 42 horas, calendario de festivos con porcentaje por fecha, tope de extras) y lo conectamos con tu nómina por archivo o por API. Entregamos el formato de autorización de datos biométricos y capacitamos a RR. HH. en la conciliación quincenal. Para una empresa de 50 a 300 personas, el paralelo con la nómina actual toma un ciclo de pago.

Base legal: Ley 2466 de 2025, Ley 2101 de 2021, Código Sustantivo del Trabajo (arts. 160 a 179 y 162), Decretos 1469 y 1470 de 2025. Este artículo es orientación general y no sustituye la asesoría de tu abogado laboral ni de tu contador.